Administration & Dokumenthantering

Sabina Fredes, grundare och möjliggörare på Inget är omöjligt AB

Jag hjälper er som hanterar dokumentation genom olika projektfaser men även er som arbetar med dokumentation och administrerar i ert dagliga arbete.  Jag erbjuder att på ett kommunikativt sätt  implementera arbetsmetoder och rutiner för att upprätthålla effektiv och strukturerad administration och dokumenthantering. Vill ni ha hjälp med att facilitera en workshop ?

Med rätt verktyg och inställning är inget omöjligt.

Med flera år av arbete inom branschen för Stockholms infrastruktur har jag fått vara med att organisera dokumentation och administrativt arbete för stora projekt såsom Norra Länken, Mall of Scandinavia och Spårväg City. Erfarenheten  av dessa stora projekt har genererat i insikten av behovet av effektiva  arbetssätt när det kommer till administrativ organisation, där strukturen måste präglas av den höga kvaliteten som dessa områden kräver.

Jag erbjuder mina tjänster till entreprenörer och myndigheter som har höga krav på sin administration och dokumenthantering.

Kontakta mig så kan vi tillsammans ta reda på vilket paket eller anpassning ni behöver .

Workshop-paketet

Jag erbjuder er att facilitera en workshop alternativt ett möte för att ni  prestigelöst och effektivt ska komma snabbare och säkrare i mål.

Paketet kan även användas för att specifikt ta fram verksamhetens behov av administration och dokumenthantering. I paketet ingår:

  • Identifiering av verksamhetens behov, i dialog med uppdragsgivaren
  • Upprättning av en agenda för det konkreta målet
  • Kommunicering av målet och agendan till deltagarna, vilka även kan komma med önskemål
  • Strukturering av aktiviteten (metoder eller övningar)
  • Ledning av aktiviteten
  • Sammanfattning och dokumentering av aktiviteten
  • Utvärdering av aktiviteten och eventuella tillägg
  • Avslutande uppföljningssamtal med uppdragsgivare

I paketet ingår även följande, om så önskas:

  • Ett coachsamtal per deltagare innan aktiviteten och/eller efter.
  • Vägledning under pågående process per mejl och telefon

Uppstartspaketet

  • Analys av befintlig dokumentation
  • Identifiering av behov gällande dokumenthantering
  • Upprättande av konkreta mål för dokumenthantering
  • Förenklad dokumenthanteringsplan där namngivning och förvaring (verksamhetens system)föreslås, samt särskild hantering vid behov för att underlätta riktlinjer kring och sökbarhet av dokumentation
  • Uppbyggnad av mapp och filstruktur
  • Förslag på rutiner för hantering av administration och dokumentation, i  samarbete med medarbetare
  • En avslutande workshop (1-3 h) med praktiska inslag, för medarbetare om hur man på bästa sätt kommunicerar och implementerar det nya arbetssättet kring dokumenthantering på arbetsplatsen
  • Tillägg i workshop om så önskas ” vett & etikett i kontorsmiljö”
  • Avslutande uppföljningssamtal med ansvarig för verksamheten
  • Avstämning; sammanställning och specificering av vidare mål för dokumenthantering

Utöver detta:

  • Två coachsamtal per medarbetare som arbetar med administrationen och dokumenthanteringen. Ett samtal i uppstartsfasen och ett i slutfasen när  det överenskomna arbetet ska utföras.
  • Vägledning under pågående process per mejl och telefon.

Uppföljningspaketet

(sker ca 3 månader efter avslutat uppstartspaket eller enligt överenskommelse)

  • Utvärdering i enkätform bland medarbetare gällande den nya administrationen
  • Uppföljning och utvärdering av företagets mål och delmål med dokumenthantering
  • Uppföljning och utvärdering av den interna dokumenthanteringsplanen
  • Översikt och uppdatering av mapp- och filstruktur
  • Avslutande workshop med medarbetare för att utvärdera den nya arbetsmetoden: möjliga svagheter och styrkor med det nya arbetssättet
  • Avslutande uppföljningssamtal med ansvarig för verksamheten

Utöver detta:

  • Uppföljningssamtal med medarbetare som arbetar med administrationen och dokumenthanteringen
  • Vägledning under pågående process per mejl och telefon

Grundligt städa upp -paket

  • Analys av befintlig dokumentation
  • Identifiering av behov gällande dokumenthantering
  • Upprättande av konkreta mål för dokumenthantering
  • Förenklad dokumenthanteringsplan där namngivning och förvaring (verksamhetens system) föreslås, samt särskild hantering vid behov för att underlätta riktlinjer kring och sökbarhet av dokumentation
  • Uppbyggnad av mapp och filstruktur
  • Upprensning och placering av ohanterad dokumentation
  • Förslag på rutiner för hantering av administration och dokumentation, i  samarbete med medarbetare
  • En avslutande workshop (1-3 h) med praktiska inslag, för medarbetare om hur man på bästa sätt kommunicerar och implementerar det nya arbetssättet kring dokumenthantering på arbetsplatsen
  • Tillägg i workshop om så önskas ” vett & etikett i kontorsmiljö”
  • Avslutande uppföljningssamtal med ansvarig för verksamheten
  • Avstämning; sammanställning och specificering av vidare mål för dokumenthantering

Utöver detta:

  • Två coachsamtal per medarbetare som arbetar med administrationen och dokumenthanteringen. Ett samtal i uppstartsfasen och ett i slutfasen när  det överenskomna arbetet ska utföras
  • Vägledning under pågående process per mejl och telefon.

Enkelt städa upp -paket

  • Identifiering av vilken dokumentation som ska hanteras
  • Upprensning och placering av ohanterad dokumentation i befintlig struktur
  • Avstämning med ansvarig för verksamheten; sammanställning och specificering av och hur dokumentationen är placerad och hanterad, i vilket system.

Utöver detta:

  • Frågor och svar under pågående process per mejl och telefon.

För övrigt administrativt arbete eller facilitering kontakta mig enligt nedan.

Tel: 073 515 86 68

Referenser

Som projekt/programadministratör och dokumentsamordnare

“Sabinas alltid positiva bemötande, hennes professionella inställning och förmåga att skapa ordning och reda gjorde Sabina till en mycket omtyckt medarbetare i Program Spårväg City”

Processkvalitetssamordnare Karin Börnke Trafikförvaltningen, Program Spårväg City 2017

Som projektadministratör

”Sabinas positiva personlighet har varit en stor tillgång i projektet och jag vill varmt rekommendera Sabina till liknande arbetsuppgifter i stora projekt.”

Projektchef Urban Larsson, Eitech Electro AB, Projekt Mall of Scandinavia, 2016

Som projektadministratör

”Sabinas trevliga bemötande och lösningsinriktade inställning har blivit mycket uppskattad av både samarbetspartners, våra sido- och underentreprenörer och kollegor i verksamheten”

Projektchef Lennart Andersson, Tunnelentreprenad AB Projekt Norra länken, 2013

Som distributionsansvarig

“Sabina är till sin läggning mycket positiv, ärlig och glad och genom sina personliga egenskaper har hon utfört sina arbetsuppgifter på ett mycket bra sätt. Hon är uppriktigt nyfiken och inte rädd för att prova på nya saker. Då hon också varit mycket omtyckt av såväl arbetsledning som arbetskamrater ger vi henne våra goda rekommendationer”

Distributionschef Ulf Hagman, S-Post AB 2011A

Som säljcoach

“Sabina has always shown high interest in her work and has been responsible in all the tasks undertaken in a satisfactory way. Her analytical skills, in conjunction with her ability to connect with our personnel and her teaching skills encured a constant improvement of our operational results. She has shown us her ability to handle and overcome difficult situations and to turn these to the customers satisfaction. She is a fast learning person, independent in her work and always shows a positive attitude. We recommend Sabina without any reservation”

Contact Center Manager Marta Garcia Bejarano, Transcom World Wide Spain 2009